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5 consejos para crear planes de contingencia para tus eventos.

Actualizado: 15 ene


Por: JESSICA STEWART

Como planificador de eventos, tiene la habilidad de crear experiencias, organización y multitarea memorables. Pero también debe ser un genio para resolver problemas, lo que significa poder predecir y proyectar problemas potenciales. Anticiparse a los desafíos de los eventos también significa planificar contingencias para sus eventos. Y estos son los consejos de eventos de planificación de contingencia para asegurarse de que esté listo para enfrentar cualquier obstáculo y aún así salir adelante con un evento espectacular.



1. Planificación de eventos de contingencia para el clima


Si está organizando un evento al aire libre, uno de los primeros planes de contingencia que hará implica llevar la fiesta al interior en caso de que el clima no coopere. Dado que no puede controlar ni predecir la madre naturaleza, deberá preparar a los clientes de su evento para un escenario de respaldo que incluya una ubicación interior. También hay otros planes de contingencia relacionados con el clima que se deben considerar, incluso si su evento ya está programado para realizarse en el interior. Por ejemplo, anticipe la llegada y entrada de invitados bajo la lluvia y haga arreglos para un toldo o carpa para mantener secas las filas de invitados. Considere charcos, inundaciones en las calles y otros elementos que puedan afectar a los invitados al llegar o al salir del evento.
 
 

2. Planificación de eventos de contingencia para necesidades de personal.


A pesar de sus mejores esfuerzos para coordinar suficiente ayuda de personal, los trabajadores pueden cancelar o no presentarse. Desde el personal de catering y los ayudantes del lugar hasta sus propios equipos de personal para eventos, las emergencias ocurren. Y no puede llevar a cabo un evento exitoso si tiene poca mano de obra. Plan de contingencia mediante la organización de ayuda de personal a pedido para el día de su evento. Hable con los proveedores de su evento sobre sus planes para cubrir también la escasez de personal, para que pueda coordinar sus esfuerzos.



3. Planificación de eventos de contingencia para oradores e intérpretes.


Otro plan de contingencia que debe considerar implica el reemplazo de oradores, artistas y animadores. Al negociar con su talento, infórmese sobre los términos y condiciones en caso de cancelación. Y tome las medidas necesarias para cambiar las alineaciones de los oradores o reservar un servicio de DJ de contingencia para que sus invitados no noten que existe un problema.


4. Planificación de eventos de contingencia para fluctuaciones presupuestarias


Un planificador de eventos inteligente también tomará medidas desde el principio en el proceso de curación del evento para presupuestar las contingencias. Considere la posibilidad de asignar fondos de contingencia para cubrir reservas o adiciones de última hora. Puedes hacer todos los planes de contingencia que quieras. Pero si no tiene el presupuesto para acomodar esas nuevas estrategias, no podrá implementarlas.



5. Planificación de eventos de contingencia para emergencias


Hay pasos básicos adicionales para crear planes de contingencia de eventos efectivos. Estas "categorías" lo ayudarán a organizar su lista de tareas pendientes y sus esfuerzos para establecer opciones de respaldo para todo.


Planificación de contingencia de impacto comercial.

Controles preventivos.

Pruebas y entrenamiento para contingencias.

Pautas de emergencia.

Compartir su plan de contingencia con otros.


Consulte estos consejos para la planificación de contingencias con cada evento que coordine, para que siempre pueda estar un paso por delante de los posibles desafíos y obstáculos del evento. ¡Y aprenda más estrategias valiosas para una producción de eventos más fluida al establecer contactos con los mejores profesionales de eventos en ¡The Event Planner Expo 2024!


Este artículo se publicó inicialmente en EMRG MEDIA.

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